一、接案部分

1、当事人电话咨询的，应当及时在电话咨询表上作好记录，并为当事人提供相应的法律答复。

2、当事人来访的，接待人员应做到热情大方地予以接待，态度真诚，平等对待，耐心听取当事人的陈述。接待过程中首先应填写“来访人员登记表”，制作好格式化的谈话笔录，接待人员和当事人应签名。

3、来信咨询的，如有指定收信人的，由被指定的收信人回复；没有指定的，由诊所老师统一安排回信，最后制作接案表。

以上咨询，来访的均应在合理的期限内作出回复，并将相关咨询资料存档。

二、代理部分

1、对于来电、来人咨询中需要代理的，由接待的同学负责，以免信息传递过程中的失误；或由诊所老师指定由哪位员工负责。代理案件须与当事人签订授权委托书。

2、接案同学应自行组成小组，提前制作计划，先进行小组互相讨论，形成初步的意见，后征求指导老师的意见。

3、出庭的由小组成员出1-2人，其余小组成员均需到庭。

4、所接案件一般要求事实比较清楚，权利义务较为明确，案件范围以海口市为主，若超过海口市范围的，须报请指导老师批准。

5、诊所员工可以帮助符合援助条件的当事人起草起诉书、答辩状、赡养协议、遗嘱、离婚财产分割协议等法律文书，草拟法律文书应留复印件存档。

6、司法个案援助对象为特定的弱势群体，包括老年人、妇女儿童、残疾人、民工、贫困的下岗职工。

7、调查取证应由两人以上，超出海口市范围的应由老师批准。

三、结案部分

1、完成委托代理的案件应及时结案，并存档。包括存入档案袋和电脑中。

2、接案时所收的复印件应按顺序装订整理，由办公室统一存档。

3、调解案中应约当事人在场，告知结案理由，并填写结案表。

4、诊所员工应当保护当事人的隐私，对外不能谈及涉及当事人隐私的任何问题。

5、对于部分不适于诊所办理的案件可进行适当的分流。

四、财务管理制度

1、诊所同学应本着负责的态度，节约诊所资金。

2、诊所设立三人组成的财务小组，对每笔支出明细登记，定期向成员公布，定期向负责人汇报。

3、财务组三人分工合作，互相监督，一人记帐，一人收管报销票据，一人出纳现金，保证及时为同学办理报销手续。

4、外出办案所花费用必须出具正式发票方可报销。报销范围为：外出办案的车费（仅限公交车）、文件复印费、电话费、咨询回复函邮寄费、误餐补助费（10元）及宣传所需费用等。

5、诊所人员将报销的单据背书写明详细用途，并经老师签字方可付款。

6、到外地办案所需费用按学校差旅费标准执行。

7、诊所购置财产需登记，领用时填表领取，若有损坏，按价赔偿。

五、日常内务管理制度

1、日常内务管理主要是对诊所信息、档案兼材料、办公用品以及安全、卫生、办公、上课秩序等日常内部事务的管理。

2、信息应保持公开和通畅；实现资源共享，但涉及当事人隐私、商业秘密等除外。

3、诊所日常事务实行小组负责制，每组设组长一名具体负责。值班老师对各组工作有监督和指导的权利，违反规定的可按相关制度处理。

4、图书不得随便外借，对其使用应限于办公室和接待室。应爱护图书、不得圈点，丢失图书应原价赔偿，用完后应放回原处。

5、计算机及打印机应该用于诊所事务。操作计算机、打印机应依程序进行。存入计算机资料应依相关要求进行，禁止存入非诊所事务信息。

6、电话及传真机应保证用于诊所相关事务，严格禁止用于私人事务。

7、各类档案材料应按规定存放，不得随便放置。保持良好值班秩序。

8、诊所卫生应由各值班小组具体负责。专用教室应由管理人员统一安排打扫。

9、在值班过程中以及值班后，应检查室内设备，确保其完好、不丢失。离开时应切断电源，锁好门窗，保证安全无误。

10、诊所同学的学习情况，应有专人进行记录，并依此为每期学员制作相关档案。

六、奖惩制度

（一）奖励制度：

1、能够积极圆满地完成案件代理的，给予物质奖励。

2、热情接待当事人，经常得到当事人好评的，给予表扬。

3、值班、上课、接待当事人以及代理案件表现出色的，除物质奖励外，并颁发优秀学员证书。

（二）惩罚制度：

1、无故旷工、旷课以及实践活动的，责令公开检讨。

2、值班、上课无故迟到、早退者，给予警告。

3、私自外出调查者，给予通报批评。

4、损坏、丢失诊所财物，予以通报批评，并责令赔偿。

5、私自代理案件，责令其公开检讨；情节严重给诊所带来不良影响者，取消诊所成员资格。

七、 监督指导制度

（一）监督制度

1、监督小组是诊所的常设机构，其产生及运作如下：

小组由三名员工组成，任期为一学期，不得连任。

小组成员产生办法如下：申请（书面稿），经过初步审查后（由老师审查）递交其个人简历以及其监督计划，而后将在全体成员在场时接受大家质询；最后由诊所员工老师共同投票，用差额选举的方式选出三名得票最高者当选。

小组实行集体负责制，一人一票，多数通过，但应由老师指定一名主要负责人。

2、监督范围如下：

对所有已接收的案件的代理、结案的完整性与规范性进行审查，但不得干涉其实体的处分。

监督小组有权对诊所的一些临时性机构实行审查，要求其出示进程计划等。

3、权利与义务：

权利如下：

（1）有权调阅任何一案的所有材料；

（2）有权要求任何一位成员表明自己的行为；

（3）有权要求诊所为其提供相应设备。

义务如下：

（1）、有义务作好监督笔记及向师生汇报工作；

（2）、有义务接受师生的批评与建议。

（二）指导制度

1、指导的范围是一切与案件有关的实体或程序问题。

2、指导老师的权利与义务：

权利如下：

（1）、有权要求员工提供完整详细的办案计划；

（2）、有权要求员工对一切比较复杂的案件不予代理或停止代理。

义务如下：

（1）、有义务准时出席，不得推托，不得拒绝指导；

（2）、有义务持续关注其指导案件

2004年11月